Assistant(e) logistique et administration - Afrique Francophone

Sous la responsabilité du Chef de mission, l’assistant(e) logistique et administration travaillera en étroite collaboration avec les responsables finances et RH & Administration de la région Afrique francophone. Il / elle appuiera une équipe multiculturelle au niveau logistique, administratif et financier et assumera les responsabilités suivantes :

Logistique/Admin :

• Soutenir l’équipe dans l’organisation logistique des activités et voyages prévus dans le cadre du projet. Cela recouvre la gestion de la réservation des billets d’avion, des hôtels, des visas ou encore des assurances voyage pour l’équipe, les consultants et les invités. Le tout en s’assurant de respecter les politiques de l’organisation et les règles des bailleurs ;
• Apporter un soutien logistique idoine pour les déplacements de la direction régionale et de l’équipe de coordination ;
• Négocier les tarifs et les contrats avec les fournisseurs externes (notamment les hôtels) ;
• Vérifier que les expenses claims sont conformes aux politiques de voyage HD et s’assurer que les justificatifs sont conformes aux règles de « compliance » de HD et des différents donateurs ;
• Soutenir l’équipe projet et la direction régionale sur le plan administratif, notamment à travers la saisi des feuilles de temps de l’équipe, l’appui au traitement des notes de frais et dans la gestion contractuelle de consultants ;
• Assurer le support et l’intérim en cas d’absence de l’assistant RH et administration de l’Afrique Francophone.

Finances :

• Assurer le suivi financier du budget du projet dont il/elle a principalement la charge et vérifier que les dépenses sont conformes aux contrats donateurs ;
• Assister le département finances dans l’élaboration de propositions budgétaires qui seront envoyées aux donateurs ;
• S’assurer de la collecte des validations requises avant la mise au paiement des factures chargées sur le projet et payées depuis Genève ;

Critères à remplis pour postuler à ce poste :

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire en gestion administrative, finance, logistique ou dans un autre domaine pertinent ;
• Bénéficier de 3 ans d’expérience dans le domaine administratif et/ou en logistique voyage et évènementielle et/ou dans des fonctions de supports financier, idéalement au sein d’une organisation internationale ;
• Posséder de bonnes aptitudes organisationnelles et la capacité de gérer plusieurs tâches en simultané ;
• Savoir faire preuve de flexibilité dans l’organisation de ses tâches et être capable de travailler en équipe et de façon autonome, également sous pression dans des délais courts ;
• Parler couramment le français et maitriser l’anglais aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maitriser la suite office, notamment Word, Excel et Powerpoint

Si ce poste vous intéresse et que vous remplissez les critères définis ci-dessus, merci d’envoyer un dossier complet (CV : maximum 2 pages + une lettre de motivation) avec votre nom, votre prénom et l’intitulé du poste en objet  à l’adresse suivante HRAfricaFR@hdcentre.org avant le 18 décembre 2022.

HD promeut l’égalité des chances en matière d’emploi. Pour plus d’informations, merci de visiter: www.hdcentre.org  

NB : Seul (e)s les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus de recrutement.